Strefa Menedżera: Od czego zależy skuteczne szkolenie pracowników?

Strefa Menedżera to nowy cykl artykułów przygotowywanych przez Agnieszką Pieczyńską, prowadzącą firmę doradczo-konsultingową w Technoparku Pomerania, która swoim wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu w ramach programu inkubacji wspiera inkubowane firmy. Cykl inaugurujemy tematem szkoleń pracowików.

Szkolenie pracowników jest już standardem w dobrze zarządzanych firmach. To, że przewagę konkurencyjną tworzymy również w oparciu o kapitał intelektualny jest oczywiste, a co za tym idzie, konieczne są inwestycje w podnoszenie kompetencji personelu - pisze Agnieszka Pieczyńska. Jak wybrać skuteczne szkolenie? Czym kierować się analizując propozycje firm szkoleniowych? Po czym poznać profesjonalną firmę szkoleniową i kompetentnych trenerów? - zapraszamy do lektury.

Szukając odpowiedzi na powyższe pytania, po pierwsze należy stanowczo powiedzieć o tym, o czym firmy szkoleniowe wspominają rzadko, a i klienci słyszą niechętnie. Szkolenia nie są uniwersalnym rozwiązaniem wszystkich problemów, z jakimi boryka się przedsiębiorstwo. W zasadzie należy przyjąć, że jedyną uzasadnioną potrzebą szkoleniową jest potrzeba zmniejszania luk kompetencyjnych pracowników, zarówno aktualnych, jak i tych, które mogą pojawić się w przyszłości (np. gdy planujemy awans pracownika, a wraz z nim, co oczywiste, wykonywanie nowych, wymagających innych kompetencji obowiązków). Niestety jak praktyka pokazuje często powody, dla których firmy organizują szkolenia są zupełnie inne, np. imprezy tzw. integracyjne, konieczność wydatkowania środków zapisanych w budżecie, konieczność wykonania założonego planu (np. każdy pracownik naszej firmy odbędzie jedno szkolenie w roku).

Zbadaj (realne!) potrzeby

Bardzo ważnym etapem we współpracę z firmą szkoleniową jest etap badania potrzeb, czyli diagnozowania co nie działa i w jaki sposób należy działania usprawnić. Uchroni nas to przed przeprowadzeniem szkolenia, które nie dostarczy rozwiązań faktycznych problemów. Sposób w jaki firma szkoleniowa przeprowadza diagnozę potrzeb szkoleniowych jest pierwszym istotnym elementem oceniania jej fachowości. Dobra firma szkoleniowa nie poprzestanie na lakonicznych ankietach i z góry przyjętych założeniach. Kompetentni szkoleniowcy przeprowadzą wnikliwą analizę, wykorzystają kilka metod do zebrania informacji. Dzięki temu będą potrafili z dużym prawdopodobieństwem ustalić, co jest potrzebne, aby rozwiązać problem i co najważniejsze wyjaśnią dlaczego powstał. Nawet jeśli wyjaśnienie to będzie tzw. niewygodną prawdą. A, niestety, najczęściej po diagnozie potrzeb szkoleniowych okazuje się, że są w firmie osoby, dla których wnioski z badania bywają twardym orzechem do zgryzienia. Jednak korzyści z tego etapu projektowania szkolenia są dla organizacji nie do przecenienia. Przede wszystkim fachowcy zewnętrzni udzielą obiektywnej informacji zwrotnej na temat stosowanych rozwiązań w obszarze zarządzania, wskażą niedoskonałości procesów i szczegółowo przanalizują poziom kompetencji pracowników. Dobrze przeprowadzone badanie dostarcza znacznie więcej informacji niż tylko w zakresie, którego pierwotnie miało dotyczyć szkolenie.

Jak czytać oferty firm szkoleniowych?

Najczęściej kontakt z firmą szkoleniową zaczyna się od prośby o przedstawienie oferty w zakresie szkolenia, które jak sam ocenił klient, będzie antidotum na jego problemy. W odpowiedzi otrzymuje od szkoleniowców propozycję przeprowadzenia  np. dwudniowego szkolenia, dla grupy kilkunastu osób, za pomocą tzw, aktywnych metod uczenia, najczęściej przez trenera praktyka biznesu. Proponowany zakres obejmuje tyle pozycji, że wielu z nas uczy się tych umiejętności, bez mała, całe życie. Wszystko okraszone jest serią zachęcających, psychologicznie brzmiących określeń i atrakcyjną ceną. Z tak przygotowanej oferty, potencjalny zleceniodawca wyczytuje o skuteczności mającego się odbyć szkolenia. W celu dopełnienia zapytuje o dotychczasowych klientów firmy szkoleniowej i informacje o doświadczeniu trenera. I wszystko z pozoru jest jak należy.

Jednak kiedy przyjrzeć się tej praktyce bliżej, to łatwo dojść do wniosku, że żaden człowiek nie jest w stanie opanować wszystkich proponowanych w ofercie umiejętności w ciągu dwóch dni (rzadko szkolenia trwają dłużej). Zresztą najczęściej w ofertach szkoleniowcy nie piszą, czego uczestnicy nauczą się na warsztacie, a raczej jedynie wskazują zagadnienia, które zamierzają omówić, czasami dodając do nich pojedyncze ćwiczenia.

Tak więc to, co wyróżnia w tym zakresie dobrą firmę szkoleniową to umiejętność przekonania klienta, że warto poświęcić czas na ćwiczenie najwyżej kilku konkretnych umiejętności, za to wielokrotnie, zamiast utwierdzania w iluzji, że dobre szkolenie to szkolenie, w którym zawarto cały przekrój zagadnień dotyczących danego tematu.

Jak dobierać uczestników szkoleń?

Kolejną kwestią jest liczebność grup szkoleniowych. Dobra firma uświadomi klientowi, że warsztat dla grupy większej niż 10 osobowej jest nieefektywny. Jasne jest, że im większa grupa, tym mniejsza szansa na wykonywanie pod okiem trenera ćwiczeń przez uczestników. Rozwiązaniem w tym przypadku jest szkolenie prowadzone przez dwóch trenerów, ale to istotnie podraża jego cenę. Spotkałam się z sytuacjami, gdy klienci chcieli szkolić grupy nawet ponad 20 osobowe, licząc, że szkolenie będzie miało formę warsztatu!

Nagminnym jest również udział w grupie szkoleniowej osób o bardzo różnym poziomie kompetencji. Najczęściej wtedy ma miejsce sytuacja, gdy kilka osób się uczy, inni, albo nie mogą dać sobie rady z ćwiczeniami, albo piekielnie się nudzą.

W temacie dobrze brzmiących, psychologicznych określeń, proponuję przyjąć jedną zasadę; pytajmy po prostu, co nasi pracownicy po szkoleniu będą potrafili, ale pamiętajmy, w czasie szkolenia dwudniowego żaden pracownik nie nabędzie trwałych umiejętności. Aby mogły się one pojawić, konieczny jest systematyczny trening.

Dlatego też należy mieć świadomość, że nawet najlepszy trener nie jest czarodziejem i to, co może na szkoleniu dać uczestnikom, to wiedza i podstawy do nowych procedur działania, do dalszego ćwiczenia i wyrabiania umiejętności. Mówiąc obrazowo: pokaże rower, nauczy trzymać równowagę, ale nic ponad to. Jeździć przyszły rowerzysta musi nauczyć się sam. Alternatywą są programy szkoleniowe, proponowane w formie rozłożonego w czasie cyklu, z przerwami pomiędzy poszczególnymi sesjami, w czasie których uczestnik ćwiczy wzorce nabywanych umiejętności w praktyce.

Ale tego typu rozwiązania proponuje bardzo mało firm. Dlaczego? Po pierwsze: szkolenia takie mają wyższą cenę i choć wykorzystanie zaangażowanych środków jest znacznie bardziej efektywne, wielu pracodawców nadal na inwestycje patrzy w kategoriach ceny, a nie opłacalności. Po drugie: takie szkolenia skutecznie mogą prowadzić tylko trenerzy posiadający doświadczenie zarówno w obszarze, którego dotyczy szkolenie jak i, generalnie, w biznesie.

Poznaj trenera po ...(wieku)

Kwestia trenerów jest kolejnym aspektem, który zleceniodawca powinien wziąć szczególnie pod uwagę wybierając firmę szkoleniową. Po pierwsze i chyba najważniejsze: unikajmy trenerów, którzy potrafią (ich zdaniem) szkolić ze wszystkego. Bardzo rzadko klienci pytają o specjalizację danego trenera. Tymczasem trudno uwierzyć, że szkoleniowiec ma doświadczenie w biznesie (rozumiem przez to, że pracował na różnych stanowiskach i szczeblach w komercyjnych organizacjach), wiedzę i praktykę w szkoleniu np. zarządzania projektami, negocjacji, sprzedaży, kompetencji osobistych i dodatkowo  potrafi nauczyć jak radzić sobie ze stresem i etykiety biznesowej. Oczywiście nie wykluczam, że istnieją osoby, które wykażą się wysokimi kompetencjami we wszystkich wskazanych obszarach, jednak pracując w biznesie od prawie 17 lat, osobiście, nie spotkałam takiej osoby. Natomiast często spotykam się z trenerami, którzy deklarują taki potencjał. Nadmienię, że często są to osoby, które nie ukończyły jeszcze 40 roku życia. A wiek w tej profesji jest zdecydowanie ważną wskazówką do oceny kompetencji. Nie uważam, że, aby być dobrym trenerem trzeba liczyć sobie ponad pięć dekad, ale żeby deklarować tak bogate doświadczenie nie można być świeżo po studiach. Tymczasem kuszeni rzekomą łatwością pracy i wysokimi zarobkami, trenerami biznesu chcą zostawać ludzie z jedynie kilkuletnim doświadczeniem zawodowym.

Wybór trenera można pozostawić w gestii firmy szkoleniowej, pod warunkiem, że firma ta świadczy profesjonalne usługi na każdym etapie kontaktu z klientem i może o tym zaświadczyć. Polska Izba Firm Szkoleniowych zobowiązuje swoich członków do przestrzegania Kodeksu Dobrych Praktyk, jednak nie wszystkie firmy szkoleniowe przynależą do Izby i nie wszystkie będą mogły przynależeć. Aktualnie Izba pracuje nad opracowaniem standardu usługi szkoleniowej i ów standard będzie dodatkowym, którego będą musiały przestrzegać firmy zrzeszone. Nie sprawdzi się to rozwiązanie w przypadku zlecania szkolenia trenerowi, którego nie zatrudnia firma. Wtedy zdecydowanie polecam rozmowę, do której warto się przygotować notując sobie wcześniej pytania, które będziemy chcieli zadać. Pytajmy o doświadczenia, ale konkretnie (jak na rekrutacji), dla kogo trener szkolił, co było efektem, z czego był zadowolony, a z czego nie, jak w praktyce wyglądają metody, które wykorzystuje w pracy z grupą, dlaczego takie, w czym jest dobry i dlaczego. Na koniec - jak widzi analizę potrzeb i kolejne etapy procesu szkoleniowego - ale z nastawieniem na szczegółowy opis z uzasadnieniem do jakie efektu działania te maja doprowadzić. Dość szybko przekonamy się, czy trener przygotowuje szkolenie tzw. na miarę, czy po prostu po raz kolejny chce skorzystać z opanowanego już wzorca i jaka jest jego wiedza w danym obszarze. Nie bójmy się pytać o referencje, a w firmach rozmawiajmy nie tylko z osobami, które zlecały usługę, ale przede wszystkim z uczestnikami. Analizując referencje pytajmy wnikliwie dla kogo trener szkolił i w jakim zakresie tematycznym i czasowym. Zdarzają się przypadki nieetycznego przedstawiania własnego doświadczenia przez trenerów.

Żeby się nauczyć, trzeba chcieć

Tym, co ma kapitalne znaczenie dla procesu uczenia się jest motywacja uczestnika. Jak mawiają doświadczeni trenerzy, człowiek może nauczyć się jedynie sam, trener może tworzyć dobre warunki, dostarczać wiedzę i wzorce działania. Jeśli uczestnik szkolenia nie chce się uczyć, nikt go niczego nie nauczy. To dość oczywiste.

Jasne jest, że skuteczny trener potrafi stymulować poziom motywacji uczestników w trakcie szkolenia, jednak nie zgadzam się z opiniami, że w trakcie szkolenia można zmotywować do uczenia się uczestników, którzy - gdyby nie przymus - z własnej woli na pewno nie przybyli na szkolenie. Zanim podejmiemy decyzję o wyborze szkolenia dla pracowników naszej firmy zastanówmy się czy jest to potrzeba odczuwana również przez nich. Jeśli jest inaczej szansa na podniesienie kompetencji personelu może być, łagodnie to ujmując, wykorzystana nieefektywnie.

Z pomocą w określeniu poziomu motywacji u pracowników w kontekście planowanego szkolenia powinna przyjść firma szkoleniowa, która w trakcie badania potrzeb będzie w stanie wnikliwie przyjrzeć się temu zagadnieniu i podsunąć recepty na uświadomienie pracownikom konieczności uczenia się. Jednak to, co istotne: podpowie co zrobić, ale nie zrobi tego za przełożonych i personel działu HR.

Badaj efekty!

Ostatnim ważnym zagadnieniem przy omawianiu współpracy z firmą szkoleniową jest kwestia ewaluacji procesu, czyli sprawdzanie jego skuteczności. W praktyce ocenę tę, w znakomitej większości przypadków, sprowadza się do badania zadowolenia uczestników ze szkolenia, zaraz po szkoleniu. Element ważny, ale absolutnie niewystarczający. Dzięki ankietom wypełnianym przez uczestników dowiemy się, jak im się podobało szkolenie, ale nie dostaniemy odpowiedzi, co z nowej wiedzy i umiejętności wykorzystają w pracy zawodowej i z jakim skutkiem! Profesjonalna firma prowadzi badanie efektywności swojej pracy w ścisłej współpracy z kierownictwem firmy jeszcze kilka tygodni po szkoleniu. Po pierwsze: uczestnicy szkolenia otrzymują opracowane dla siebie zadania i ćwiczenia, które pozwolą im ćwiczyć umiejętności w pracy. Dzieje się to pod okiem przełożonego, a z efektów pracownik jest rozliczany. Nauka to również wysiłek i praca. Dobra firma potrafi pokazać pracodawcy korzyści z takiego wdrażania zmian po szkoleniu. Po drugie: odbywają się sesje wzmacniające, na których trener omawia z uczestnikami ich postępy i trudności. Po trzecie: uczestnicy mają określony czas po szkoleniu, w którym mogą korzystać z pomocy trenera po szkoleniu, kontaktując się z nim mailem lub telefonicznie.            Podsumowaniem procesu jest obszerny raport, w którym osoby biorące udział w procesie szkoleniowym z ramienia firmy szkolącej, ujmują wnioski dotyczące procesu.

Konkludując, moje rozważania można powiedzieć, że wybierając szkolenie i firmę, która je przeprowadzi, należy pamiętać o następujących zagadnieniach:

1)   szkolenie nie rozwiązuje wszystkich problemów pojawiających się w firmie,

2)   nawet najlepsza firma szkoleniowa nie będzie skuteczna jeśli szkolenie będzie prowadzone dla niezmotywowanych pracowników, a potrzeba szkoleniowa  źle lub, co gorsza, niezdiagnozowana,

3)   analizując ofertę nie dajmy się omamić naukowo i profesjonalnie brzmiącym sformułowaniom np. programowanie neurolingiwstyczne (NLP) nie jest czarodziejską różdżką tylko techniką wymagającą wiedzy, ćwiczeń, a szczególnie właściwej postawy (gotowości emocjonalnej do stosowania niestandardowych, a nawet kontrowersyjnych metod),

4)   nie wierzmy w oferty o „przeładowanym" zakresie - człowiek do zdobycia umiejętności potrzebuje czasu, na pewno więcej niż dwóch dni,

5)   nie łączmy w zespoły osób o zróżnicowanych kompetencjach, z działów o zróżnicowanej specyfice działania. Gdy grupy warsztatowe liczą powyżej 10 osób, spada efektywność ćwiczeń,

6)   unikajmy niedoświadczonych zawodowo trenerów, którzy deklarują multidyscyplinarną wiedzę i praktykę. Takowe zdarza się niezmiernie rzadko, szczególnie ludziom młodym.

7)   z potencjalnym trenerem rozmawiajmy długo i wnikliwie, sprawdźmy jego faktyczne doświadczenie, pytając o opinie, również, uczestników szkoleń,

8)   dobra firma szkoleniowa poleci kompetentnego trenera. Warto współpracować z firmami zrzeszonymi w samorządach zawodowych. Zwiększa to prawdopodobieństwo przestrzegania standardów,

9)   jeśli wysyłamy na szkolenie niezmotywowany personel, nie dziwmy się, że trener będzie mniej skuteczny,

10)             o tym, czy szkolenie było skuteczne, czy też nie, nie świadczy poziom satysfakcji uczestników (choć jest to ważny element). Profesjonalna firma szkoleniowa przygotuje ewaluację na wielu poziomach, przez pewien okres po szkoleniu. Jednak nie uda się to bez ścisłej współpracy z menedżerami i bez chęci wdrażania zmian w zachowaniu pracowników po szkoleniu.

Agnieszka Pieczyńska

autorka jest konsultantem zarządzania i trenerem biznesu. Posiada wieloletnie doświadczenie menedżerskie. Aktualnie prowadzi własną firmę doradztwa biznesowego. www.pieczynska.com.pl